نمط الكايزن لتغير حياتك

أهمية طريقة كايزن؟

يمكن الاستفادة من طريقة كايزن الناجحة على النحو التالي:

• أقل إهدارًا للوقت والموارد والإيرادات.
• إرساء ثقافة الملكية: للموظفين تأثير مباشر على الطريقة التي تتم بها الأمور مما يجعلهم أكثر سعادة وثقة.
• تحسين القدرة التنافسية، سواء بين الموظفين من خلال تقديم الاقتراحات أو من خلال الكفاءة التي تساهم في خفض التكاليف ورفع الجودة.
• زيادة رضا المستهلك: جودة أعلى تعني عملاء أكثر سعادة.
• تسهيل حل المشكلات: تشجيع الموظفين على حل المشكلات باستمرار من خلال النظر إلى العمليات من منظور إيجابي.

كيف يمكن تطبيق أسلوب كايزن؟ 

بعد معرفة الفوائد، يأتي السؤال الأهم: ما هي متطلبات تطبيق منهجية كايزن في تحسين الأعمال؟ ويمكن أن تبدأ استراتيجية التحسين المستمر بالتالي:

1- ابدأ بنفسك

أولاً، عليك أن تكون قدوة يحتذى بها، لأن شركتك -الأشخاص والمنتجات والعمليات- ستتحسن بالمعدل الذي تتحسن أنت فيه، بالتالي عليك تتبع مؤشراتك الرائدة والمتأخرة وقراءة المزيد عن المنهجية، والبحث عن طرق لتحسين أدائك الشخصي، وتشجيع من حولك على فعل الشيء نفسه.

2- تدريب الموظفين

الموظفون هم أعظم وأهم فئة بالنسبة لمنهجية كايزن، حيث يشارك في كايزن كل موظف بدءا من الإدارة وصولاً إلى العمال. قم بتطوير قدرات فريقك من خلال التدريب واشراك أعضاء الفريق لتحديد المشاكل وحثهم على تقديم اقتراحات بشكل روتيني للتغيير الإيجابي، وتقييم أفكارهم، ووضع الأفكار الجيدة موضع التنفيذ. تذكر أيضًا أن تقدر الاقتراحات الأخرى وتبين سبب عدم تنفيذها.

3- تحديد أفضل الخيارات

اعتبر كايزن كممارسة طويلة الأمد وليست مبادرة إدارية. تعد الأرقام لغة التحسين، أي عليك ترك أفكارك التقليدية حول كيفية القيام بالأشياء وتأكد من وصف هدفك بوضوح، ومعرفة أفضل طريقة جديدة لفعل شيء ما، والتزم بها إلى حين العثور على طريقة أفضل.

4- القياس والتحليل

اجمع البيانات من خلال النظر إلى نظام الإدارة وتحليلها باستخدام نموذج 5 لماذا و2 كيف (5 Why & 2 How) استمر في السؤال عن “لماذا” حتى تصل إلى السبب الجذري للمشكلة. قم بتحسين خطوات أو مكونات محددة في أنظمة وعمليات عملك. على سبيل المثال، الحصول على عيوب إلى أقل من 1٪ أو تقليل الوقت المتوقع إلى النصف. حتى لو بدا التغيير بسيطًا، فإن المزايا المكتسبة من التحسينات الصغيرة تتراكم بسرعة.

5- إرشادات كايزن خاصة

من المهم أن تفهم رحلة كايزن لمنظمتك. بينما يمكنك استخدام العديد من الموارد المتاحة، فمن الأفضل إنشاء إرشادات بناءً على تجاربك الخاصة في تحسين مكان العمل وتذكر تطبيق عنصري الإبداع والبراعة قبل مسألة النقود، واتبع قاعدة 80-20؛ تفعل العشرين بالمائة من الأشياء لتحصل على ثمانين بالمائة من نتائج التحسين.

6- التركيز على الأشياء الصحيحة

تأتي الإنجازات الكبرى من التغييرات الصغيرة والتدريجية. إذا تحسنت بنسبة 1٪ فقط كل يوم لمدة عام، فستكون أفضل 37 مرة مما كنت عليه عندما بدأت. تخلص من العوائق في عمليات عملك التي تبطئ إكمال الطلبات أو تحصيل النقود. ابحث عن طرق لتزويد العملاء بقيمة أكبر وتجربة شراء أفضل مع ربح أكبر لك، نظرًا لأن الجودة بالإضافة إلى السرعة تساوي التكلفة المنخفضة.

7- التوثيق والتقييم

من المهم في كايزن “التحدث بالبيانات وإدارة الحقائق”. يمكن أن يساعدك تعيين الحالة الأولية للعملية في تحديد نقاط الضعف ومجالات التحسين ومن ثم توفير معيار. يتيح لك قياس الأداء مقابل المعايير الحالية إظهار عائد الاستثمار من جهود كايزن، كما يسمح لك بتحديد المجالات التي تنجح فيها جهودك – أو لا تنجح – حتى تتمكن من اتخاذ قرارات استراتيجية بشأن التحسينات المستقبلية.

8- توحيد العمل

تتضمن كايزن وضع معايير تقييم الأداء لأنظمة وعمليات عملك ومن ثم السعي للارتقاء بهذه المعايير. عند إجراء تحسينات على عملية ما، يجب توثيق العمل القياسي الجديد من أجل الحفاظ على التحسينات وإنشاء خط أساسي جديد للتحسين، كما يقلل العمل الموحد أيضًا من التباين في العمليات ويعزز الانضباط.

9- فرض التحسينات

تتطلب ممارسة كايزن الرجوع إلى الأساليب القديمة، وينطبق هذا على جميع الموظفين لأن كايزن هي فلسفة تستند إلى أن التحسين مسؤولية الجميع. لذلك، يُعد فرض التغييرات الجديدة أمرًا مهمًا لاستمرار التحسينات، وهو مفتاح للحفاظ على التحسين المستمر على المدى الطويل.

10- لا تتوقف أبدًا عن التحسين

بعد الانتهاء من جميع الخطوات، تحتاج إلى تكرار الخطوات مع إجراء تحسين صغير آخر. أهم شيء هو معرفة المشكلة وما يجب القيام به حتى تتاح لك الفرصة لتجربة بعض الأفكار الجديدة.

قد يكون تطبيق منهجية كايزن طريقة سهلة للتعامل مع المشكلات في منظمتك، ولكنه يتطلب بالفعل التزامًا طويل الأمد بسلسلة من الجهود والتحسينات. يمكن تنفيذ هذه الممارسة في غضون ساعات، بينما قد يستغرق البعض الآخر سنوات. تذكر دائمًا أنه ما من جهود تحسين كبيرة أو صغيرة إلا وينتج عنها تغيرات مستمرة أو نتائج إيجابية أو تحسينات في الجودة.